BOOST IT

Portfoliomanagement toe aan een volgende stap

23 april 2019 door Projectmatig werken

“Geen capaciteit verspillen”

Dankzij portfoliomanagement hebben we goed inzicht in de programma’s en projecten die binnen Avans lopen. Inmiddels is ook duidelijk dat het werkgebied van portfoliomanagement groter is dan we aanvankelijk dachten. Het gaat namelijk niet alleen over de projecten zelf, maar ook over de diensten die deze projecten ondersteunen, zoals ICT. Daarom gaat Portfoliomanagement haar werkgebied verbreden. 

In 2014 startte Avans met het ontwikkelen en uitvoeren van projectportfolio management (PPM). Dat gebeurde binnen het programma Professionaliseren Projectmanagement. Inmiddels bestaat er een overzichtelijke portefeuille met projecten. Het ontwikkelen van portfoliomanagement is geen eenvoudige klus. Het is een behoorlijke prestatie om dit goed werkend te krijgen. Mede daarom werd Monique van Gestel, portfoliomanager van Avans, dit jaar genomineerd voor de landelijke titel Portfoliomanager of the year. Ze eindigde op een zeer verdienstelijke tweede plek. De jury schrijft in haar rapport: “Wat een enthousiaste, professionele en doortastende vrouw. Het portfolio zit goed in elkaar en maakt integrale afwegingen mogelijk, waardoor het niet langer een serie van 1 is.”

Beperkte capaciteit
Eerst een stukje achtergrond. Portfoliomanagement helpt besluitvormers te kiezen uit activiteiten die bijdragen aan het behalen van de strategische doelen. Bij Avans gaat portfoliomanagement over projecten, programma’s of initiatieven die meer dan 5 bedrijfsonderdelen raken en die bijdragen aan onze ambitie. We bekijken enerzijds of we de juiste projecten doen. Anderzijds bekijken we of we die projecten op de juiste manier doen. Monique: “Met portfoliomanagement maak je je keuzes transparant en breng je de voortgang van het totaal aan projecten in kaart. De capaciteit binnen Avans is beperkt. Dan heb ik het over geld, maar vooral over menskracht. Als je maar 8 projecten aankunt, moet je er geen 12 opstarten. Dan moet je keuzes maken. Met portfoliomanagement krijg je inzicht in wat er loopt en waar behoefte aan is. Zo kun je bepalen welke projecten voorrang verdienen. Dat keuzeproces heb ik de afgelopen jaren ontwikkeld en samen met de organisatie verbeterd. Inmiddels zijn we tot de conclusie gekomen dat het werkgebied van portfoliomanagement groter is dan we aanvankelijk dachten. We ontwikkelen binnen Avans immers niet alleen projectmatig. We voeren bijvoorbeeld ook experimenten uit en we hebben agile teams. Je bent er dus niet als je enkel de projectmatige ontwikkelingen in beeld brengt. Al deze manieren van ontwikkelen doen een beroep op dezelfde capaciteit. Wij onderzoeken nu hoe we al die smaken in onze portfolio kunnen vatten.”

Monique benadrukt dat portfoliomanagement geen doel op zich is. “In ons nieuwe ambitieplan omschrijven we waar we over 5 jaar willen staan. Verschillende zaken dragen bij om daar te komen: projecten, experimenten, programma’s, agile teams. Je moet goed overwegen welke dingen je nu moet doen en welke niet, of nóg niet. Portfoliomanagement maakt dat helder. Als je op vakantie wilt gaan in Spanje, bekijk je ook wat de snelste weg daar naartoe is. Je kan dan wel over Zweden willen rijden, maar dat dient het uiteindelijke doel niet. Zo werkt het ook binnen portfoliomanagement.”

BOOST IT
Vorig jaar liepen er binnen Avans 4 programma’s en 12 losse projecten. Het grootste programma binnen het huidige projectenportfolio is Boost IT. Programmamanager Felix Kuijpers: “BOOST IT gaat over digitalisering van het nieuwe onderwijs. Het omvat 7 projecten en 4 agile teams. Het programma raakt alle academies en diensten van Avans. En we raken de projectenportfolio. Onze projecten en teams doen ook een beroep op de capaciteit van Avans. We hebben menskracht nodig voor innovatie, maar binnen onze plannen lopen we soms ook tegen achterstallig onderhoud aan. Een voorbeeld: we zijn nu bezig met de implementatie van Office 365. Daarvoor moeten we over naar Windows 10. Dat vraagt ondersteuning van ICT. Dat komt bovenop het deel dat we al nodig hadden.” 
Monique: “BOOST IT beslaat 80% van de portfolio. Andere programma’s en projecten zoals BDB+, Duurzaam, Avans Extra en de AMX vragen ook capaciteit. Hoe beslis je nu welk project prioriteit heeft?”

Felix: “Eerst deed het hoofd van de afdeling dat, maar die besliste vanuit zijn eigen context. Hij miste het totaalplaatje. Ons hoger doel is onderwijsinnovatie. Dat bereik je door bewust de goede keuzes te maken. Wil je verder komen, dan moet je het werkgebied van je portfolio verbreden.”
Monique: “Portfoliomanagement was tot nu toe traditioneel, rondom projectmatig werken, ingericht. Dat wil zeggen dat we vooraf een projectplan maakten waarin we het pad naar het uiteindelijke resultaat beschreven. Binnen BOOST IT wordt vooral agile gewerkt. We beschrijven het einddoel en ontwikkelen hier in kleine stappen naartoe. Beide methoden kennen een eigen dynamiek. Dat betekent dat portfoliomanagement moet doorontwikkelen, zodat het aansluit en relevant blijft voor besluitvorming”. 
Felix: “Het programma is te groot en te complex om alles van tevoren te overzien. Daarom werken we binnen BOOST IT agile. Oftewel: je zet 3 stappen vooruit, 1 terug en stuurt dan bij. Dat hebben we ook gevraagd van de afdeling ICT. Voor hen ontstond zo de situatie dat medewerkers soms agile moesten werken en soms projectmatig. Dat kun je niet van mensen vragen. Het zijn namelijk verschillende werkwijzen die een andere manier van denken vragen. Daarom hebben we geconcludeerd dat meer ICT-medewerkers agile moeten gaan werken. Daarmee ga je dus over de grenzen van BOOST IT heen.”

Verrassingen 
Als dat nieuwe werkgebied straks in kaart is gebracht, wil dat niet zeggen dat Avans niet meer voor verrassingen komt te staan. Monique: “Je wordt als organisatie soms ingehaald door de actualiteit en daar moet je op inspelen. Dat gebeurde vorig jaar bijvoorbeeld met de privacywetgeving. In zo’n geval komt er dan een project tussendoor. Dat kan betekenen dat je een ander project moet vertragen of stopzetten. Dat geldt overigens ook voor projecten die gaandeweg onvoldoende bijdragen aan onze ambitie. Het is waardevol als je besluit een project te stoppen. Anders verspil je capaciteit. Als je je capaciteit slim inzet, doe je de goede dingen. Dingen die onze ambitie dichterbij brengen, dingen waar studenten echt iets van merken en dingen die ervoor zorgen dat onze medewerkers hun werk beter kunnen doen.” 

Meer weten over portfoliomanagement en de nominatie van Monique van Gestel-van Gils voor de titel portfoliomanager of the year? 


 
Laatst bijgewerkt op 24 april 2019.
Nieuwsbrief of idee?

Wil je de nieuwsbrief ontvangen of heb je een idee hoe we het onderwijs nog beter kunnen faciliteren?

Mail ons

Online magazine

In dit magazine lees en zie je hoe we binnen Avans nu al bewegen en experimenteren richting het onderwijs van de toekomst.

Lees hier

Versnellingsplan onderwijsinnovatie met ICT
Nieuws