BOOST IT

Hoe een applicatie ellenlange excellijsten vervangt

18 juni 2019 door Digitale Onderwijsondersteuning

Procesontwerpers van BOOST IT werken samen met academies en diensten om processen te optimaliseren. Een voorbeeld hiervan is de samenwerking tussen procesontwerper Jaap Korteweg en Lonneke van Wamel, projectleider van de Avans Multidisciplinary eXperience (AMX). Welke processen optimaliseren zij? En wat levert dit op voor studenten, medewerkers en externe opdrachtgevers? Jaap en Lonneke vertellen er meer over.

Met Ambitie 2020 wilde Avans iedere student een multidisciplinaire ervaring meegeven. Dit heeft een vervolg in de multidisciplinaire projectweek AMX, waarin studenten van verschillende opleidingen in teams werken aan vraagstukken van opdrachtgevers in Brabant. De AMX-week vindt 2 keer per jaar plaats: in oktober en april.

"Tot nu toe kregen we lange Excellijsten van academies, met ruim 600 studenten en meer dan 60 docenten. Die deelden we handmatig in teams in bij opdrachtgevers, wat enorm veel tijd kostte", vertelt Lonneke.  "Bovendien vonden een aantal studenten dat hun opdracht niet interessant was of dat de reistijd naar de locatie van de opdrachtgever te lang was. Zij hadden weinig invloed en wij waren veel tijd kwijt met indelen. Jaap en ik zijn in gesprek gegaan: hoe zorgen we ervoor dat studenten en docenten zichzelf kunnen aanmelden voor een opdracht die ze willen, op een locatie die ze willen?"

Digitale oplossing
"Ik heb het hele proces van de AMX-week bekeken en op papier gezet", vult Jaap aan. "Daarna hebben we besloten om het deelproces van het aanmelden te optimaliseren. Hiervoor ontwikkelen we een nieuwe applicatie: een digitale marktplaats. Bedrijven kunnen hun opdrachten indienen. Na goedkeuring verschijnen die online, waarna studenten zelf kunnen kiezen voor welke opdracht ze zich inschrijven. Ze kunnen filteren op organisatie, branche en locatie. Dit geeft de studenten veel meer invloed op en verantwoordelijkheid voor hun opdrachten. Ook de docenten die meedoen als coach krijgen meer keuzevrijheid. En voor de AMX-organisatie levert het tijdwinst op. Het doel is om de applicatie eind juni op te leveren aan Lonneke, zodat we hem kunnen testen voor de komende AMX-week, die plaatsvindt van 28 oktober tot en met 1 november."

SAM
Lonneke: "Daarna gaan we verder met het volgende deelproces: hoe kunnen we resultaten van opdrachten in de applicatie zetten? En hoe kunnen we vervolgstappen inrichten? De AMX-week levert altijd veel vervolgopdrachten op, waaronder stage- en afstudeeropdrachten. Daar wordt momenteel te weinig mee gedaan. De applicatie maakt het mogelijk om stage- en afstudeeropdrachten door te zetten naar geschikte opleidingen binnen Avans. Deze opleidingen kunnen beslissen om de opdrachten met behulp van de applicatie op dezelfde marktplaats te zetten, maar dan onder het kopje 'stage- en afstudeeropdrachten'."

"Uiteindelijk zal de applicatie beschikbaar komen als onderdeel van het nieuw te ontwikkelen Stage en Afstudeer Management systeem SAM voor academies. Doordat alle opdrachten zo in 1 database terechtkomen, krijg je een goed overzicht van welke opleidingen samenwerken met welke bedrijven. Dit gaat weer een grote meerwaarde opleveren voor het relatiebeheer. En voor bedrijven heeft het als voordeel dat ze zich op 1 manier aanmelden en worden benaderd en betrokken bij Avans."

Academie-overstijgend
"In onze projectgroep zitten al mensen van SAM en relatiebeheerders", vertelt Jaap. "Iedereen kijkt mee. De academies die nu met SAM werken, blijven daarin werken totdat wij de volledige applicatie of applicaties hebben die voor hen SAM kunnen vervangen. Van het indienen van opdrachten voor stages en afstuderen, tot het invoeren van cijfers en de e-portfolio's van studenten."

"Met onze digitale oplossing spelen we in op de wensen van het werkveld, maar ook op de wens van studenten om meer aan het stuur te zitten van hun ontwikkeling en de wens van Avans om studenten meer multidisciplinaire ervaringen te bieden. Wat het ons ook oplevert, is een stuk 'ontschotting'. We kunnen iets over de academies heen neerzetten. Dit past goed bij de ambitie van Avans. De Ambitie 2025 moet nog concreet worden, maar we weten al dat Avans meer flexibel en gepersonaliseerd onderwijs wil bieden. Academie-overstijgend."

Lessons learned
"Bij academie-overstijgend onderwijs loop je wel tegen een aantal randvoorwaarden aan", merkt Lonneke op. "Want wie beoordeelt een opdracht? Hoe is de financiering? De onderwijskundige inrichting? Wie bewaakt de kwaliteit? En de urenverantwoording? Bij AMX experimenteren we met die randvoorwaarden. De applicatie gaat ons helpen om dit inzichtelijk te maken. En daar halen we lessons learned uit voor de toekomst."

Laatst bijgewerkt op 18 juni 2019.
Nieuwsbrief of idee?

Wil je de nieuwsbrief ontvangen of heb je een idee hoe we het onderwijs nog beter kunnen faciliteren?

Mail ons

Online magazine

In dit magazine lees en zie je hoe we binnen Avans nu al bewegen en experimenteren richting het onderwijs van de toekomst.

Lees hier

Versnellingsplan onderwijsinnovatie met ICT
Nieuws