Voor studenten, docenten en medewerkers die tijdens hun studie of werk allerlei onderwijs gerelateerde of ondersteunende taken willen uitvoeren en informatie nodig hebben komt er Avans One. Dit is een flexibele, digitale omgeving die toegang biedt tot alle relevante informatie, communicatie en (door Avans beschikbaar gestelde) digitale toepassingen. Dit wordt op een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke manier, op één plaats op maat bij elkaar gebracht, waardoor de kwaliteit van de informatie voorziening wordt verbeterd.

Een impressie

In het onderstaande visionboard worden de visie, doelgroepen, producten en doelstellingen van Avans One beschreven:

Anders dan het huidige iAvans, zijn de Avans apps en andere (externe) tools in Avans One volledig op de individuele gebruiker afgestemd en sluit het continu naadloos aan bij de actuele, persoonlijke informatiebehoefte van de gebruiker. Tevens verbindt en motiveert het de gebruiker actief om samen met anderen (interdisciplinair) te leren, te werken en te onderzoeken.

Studenten
Als eerste stap naar Avans One wordt een app voor studenten ontwikkeld. De app is bedoeld om de organisatie rondom de studie van studenten makkelijker te maken. Studenten hebben op één plek alles bij de hand. Deze app helpt studenten om meer controle over hun studie te houden, snel te vinden wat voor hen belangrijk is en vertelt studenten proactief wat aandacht nodig heeft.
De app wordt zowel in het Nederlands als in het Engels ontwikkeld.

Schil
De app wordt een schil over veel Avanssystemen, zoals Osiris, LMS, roosters etc. heen. De informatie uit bestaande systemen wordt in deze app (al dan niet gecombineerd) ontsloten waarbij  de gebruiker niet steeds opnieuw hoeft in te loggen en wisselen tussen systemen.

Gebruikerstesten
Om ervoor te blijven zorgen dat Avans One aansluit op de behoefte van de gebruiker worden regelmatig gebruikerstesten georganiseerd. 

Vervolgstappen
Na de ontwikkeling van de app wordt het portaal voor studenten vormgegeven. De app en het portaal zijn naadloos met elkaar verbonden. In de fase daarna worden app en portaal voor medewerkers ontwikkeld.

Voor de ontwikkeling van de app werken we op basis van Agile. Een voordeel van Agile werken is het werken in sprints. Dit zijn korte opleverperiodes waarin wij het werk verrichten wat we gezamenlijk met onze doelgroep en stakeholders voor die periode hebben afgesproken. Door deze korte opleverperiodes in te stellen, drie weken in dit geval, blijven we met de doelgroep in contact om zo de Avans app op dat moment te voorzien van de wensen die de doelgroep ons aangedragen hebben en ook te verwezenlijken zijn.

Aan het einde van elke sprint houden we een review met onze doelgroep en stakeholders: tijdens deze sessie laten we hen zien wat we in de opleverperiode hebben kunnen doen en laten we de nieuwe mogelijkheden zien die we gezamenlijk hebben afgesproken.

Het projectteam heeft ervaringen en behoeften uit de organisatie opgehaald en vertaald naar richtlijnen voor een nieuw ontwerp. Eerst in klein comité en vervolgens validatie en verdieping binnen de organisatie: interviews, co-creatie, workshops en loket on tour. Dit heeft geleid tot richtlijnen voor de digitale wereld. Snel samen te vatten als: naadloos, persoonlijk en verbonden.

De richtlijnen zijn niet ingedeeld per functie en ook niet per rol, maar per activiteit hebben medewerkers andere behoeften. Dit is vertaald naar de 4 werelddelen van Avans.

Bekijk hier de werelden van Avans. De vier werelddelen zijn vertaald naar een scenario. Dit scenario helpt om voor te stellen hoe Avans One zou moeten werken. Daarnaast heeft het 10 guidelines opgeleverd voor de interactie. Deze kunnen het interactieontwerp sturen in het vervolgproces. 
De oplossingsrichting zoals gepresenteerd geldt als uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van Avans One.

Voordat we beginnen met ontwikkelen, doen we uitgebreid onderzoek onder studenten om erachter te komen in welke context ze de app gebruiken en wat hun wensen en behoeften zijn t.a.v. de functionaliteiten van de app. Wanneer we hier een goed beeld van hebben, werken we designs uit van de verschillende onderdelen, die we vervolgens weer voorleggen aan studenten tijdens gebruikerstesten in de vorm van een werkend prototype. Op die manier valideren we al van tevoren of hetgeen we van plan zijn te gaan ontwikkelen ook echt aansluit bij de behoefte en verwachtingen van onze gebruikers.

In april is de pilot gestart. Hierbij hebben we een groep van zo’n 70 studenten van verschillende academies bereid gevonden om ons te helpen. Door een eerste versie van de app gedurende een aantal weken dagelijks te gebruiken, kunnen zij echt in de praktijk ervaren hoe deze werkt en of deze voldoet aan hun verwachtingen. De studenten kunnen direct vanuit de app feedback geven op de verschillende functionaliteiten. Deze feedback wordt vervolgens door ons team verzameld en bestudeerd, en op basis hiervan maken we plannen voor verbeteringen of het toevoegen van nieuwe features aan de app. Deze plannen koppelen we ook weer terug aan de studenten tijdens een aantal feedback sessies.

• Claudia Vreeswijk, DMCS, Productowner/Projectleider 
• Hugo van Roy, ACUE, Inhoudsexpertise
• Martijn van der Heijden, ACUE, Inhoudsexpertise
• Huub Hameleers, DMCS, Inhoudsexpertise 
• Gerlan Verlouw, DIF, Architect
• Ronald van Rietschoten, AI&I, Inhoudsexpertise
• Raymond van der Burgt, DIF, Scrum master
• Jasper Heemskerk, Extern, Interactiedesign
• Cillus den Brok, Extern, Mendix developer
• Sophie Bakker, Extern, Mendix developer
• Kim Tran, Extern, tester
• Sophie van Loon, DMCS, Projectmedewerker

Hier vind je een overzicht van de meest gestelde vragen over Avans One:

Is het mogelijk om in het rooster naar een bepaald vak te zoeken?
Nee, je kunt niet op een specifiek vak zoeken, maar wel de groepscode toevoegen aan je agenda van een groep die dat vak tijdens dat blok volgt.

Worden de instellingen in de device opgeslagen of gekoppeld aan het account van de gebruiker?
Je instellingen worden gekoppeld aan je account (en niet lokaal op je telefoon opgeslagen) en dus blijven je instellingen bewaard. De overgang naar een nieuwe telefoon gaat naadloos.

Waarom zie ik geen 'opdrachten' of 'deadlines' in de pagina 'Vandaag' staan?
Er is (nog) geen koppeling met bijvoorbeeld Blackboard of Brightspace waaruit deze opdrachten moeten komen, momenteel wordt uitgezocht of dit technisch te realiseren is.

Worden er ook notificaties/meldingen gestuurd wanneer lokalen gewijzigd zijn en/of docenten niet aanwezig kunnen zijn?
Dat is op dit moment niet mogelijk.

Vragen over agenda

Kun je zelf afspraken toevoegen aan de agenda?
Ja, het is straks ook mogelijk om via de app (of desktop versie) afspraken in je outlook agenda in te plannen met bijvoorbeeld je projectgroep.

Kun je de agenda synchroniseren met een andere agenda, bijv. Gmail?
Nee, dat is vooralsnog niet mogelijk.

Kun je de agenda die je ziet ook tonen in de agenda van je mobiele telefoon?
Nee, dat is vooralsnog niet mogelijk.

Kan ik mijn privé-agenda ook toe te voegen in de app?
Als dit een externe agenda is (bijv. Google calendar) dan is dat vooralsnog niet mogelijk. Wellicht ontwikkelen we dit in de toekomst. Je kunt wel je Outlook agenda van Avans koppelen aan de app. Daar zou je evt. ook je (relevante) prive afspraken in kunnen zetten.

Kan je ook lokalen reserveren en dit toevoegen aan de agenda?
Nee, dat is vooralsnog niet mogelijk en zal voor een groot aantal lokalen ook niet mogelijk zijn voor studenten. Voor de ruimtes die studenten wel kunnen reserveren, gaan we mogelijk in de toekomst onderzoeken of we dit kunnen toevoegen aan de app.